Datenschutz

Datenschutzerklärung Schweizer Verein für KI-Recht

1. Allgemeine Informationen

Der Schweizer Verein für KI-Recht / Swiss Association for AI law (“wir”, “uns” oder “unser”) informiert vorliegend über die Bearbeitung von Personendaten. Unter

Diese Datenschutzerklärung gilt für folgende Personen (auch “Sie”):

Besucherinnen und Besucher unserer Websites ki-recht.ch oder ai-law.ch
Personen, die uns kontaktieren, z.B. via E-Mail oder Kontaktformular
Personen, die sich für das Forum KI-Recht anmelden
Personen, die unseren Newsletter abonnieren
Sponsoringpartner im Rahmen unserer Kontaktaufnahme oder Vertragsbeziehung
wenn Sie im Rahmen von weiteren Datenbearbeitungen, die im Zusammenhang mit dem Verein oder dem Forum KI-Recht in Verbindung stehen, mit uns zu tun haben (z.B. als Speakerin, Panelist, Helfer oder andere Kontaktpersonen von Geschäftspartnern)

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern. Die aktuelle Version ist auf unserer Website www.ki-recht.ch abrufbar.

2. Verantwortlichkeit

Für die Datenbearbeitungen nach dieser Datenschutzerklärung ist folgende Organisation die «Verantwortliche» im Sinne des Datenschutzgesetzes (“DSG”), soweit im spezifischen Einzelfall nichts Anderes kommuniziert wird:

Schweizer Verein für KI-Recht
c / o MME Legal Tax Compliance
Zollstrasse 62
8005 Zürich
Schweiz

Bei Anliegen oder Fragen zum Datenschutz können Sie uns über folgende Adresse kontaktieren: info@ki-recht.ch oder per Post an die oben angegebene Adresse.

3. Bearbeitete Personendaten

Wir bearbeiten mit Blick auf die unterschiedlichen Zwecke unterschiedliche Kategorien von Personendaten. Viele der folgenden Personendaten geben Sie uns selbst bekannt. Sie sind in der Regel jedoch nicht dazu verpflichtet.

3.1. Stammdaten und Anmeldedaten

Stammdaten beziehen sich direkt auf Ihre Person und Eigenschaften. Wir bearbeiten z.B. Name, Vorname, Adresse, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer, Angaben zur beruflichen Funktion (inkl. Arbeitgeber). Wir bearbeiten auch Anmeldedaten (z.B. Datum des Ticketkaufs), wenn Sie sich für das Forum KI-Recht anmelden.

3.2. Vertragsdaten

Vertragsdaten sind Angaben, die im Zusammenhang mit der Vertragsabwicklung (insb. Sponsoring) anfallen. Wir bearbeiten folgende Daten:

Datum, Angaben über Art und Dauer sowie Konditionen des betreffenden Vertrags
Angaben zu Zahlungen und Zahlungsmodalitäten
Forderungen
Angaben aus dem Vorfeld eines Vertragsabschlusses und Angaben zum Vertragsschluss selbst

3.3. Kommunikationsdaten

Kommunikationsdaten sind Daten, die im Zusammenhang mit der Kommunikation mit Ihnen entstehen. Das sind folgende Daten:

Kontaktangaben im Zusammenhang mit der Kommunikation
Inhalt der Korrespondenz
Angaben zur Art, Zeit und weiteren Randdaten der Kommunikation

3.4. Foto- und Videoaufnahmen während des Events

Wir können Fotos oder Videos bearbeiten, welche während des Events aufgenommen werden und in denen Sie erkennbar sein können. Wir informieren Sie jeweils am Event gesondert dazu.

4. Bearbeitungszwecke

Wir bearbeiten Personendaten von Ihnen für unterschiedliche Zwecke, an denen wir ein dem Zweck entsprechendes berechtigtes Interesse haben:

Zur Durchführung des Forums KI-Recht (z.B. Namensschilder, Einlasskontrolle, Versand von Informationen zum Event, Teilnehmerliste usw.)
Zur Durchführung des Sponsorings und sonstigen Vertragserfüllung
Für die Kommunikation mit Ihnen (z.B. die Beantwortung Ihrer E-Mail)
Zur Verbesserung des Forums
Für die interne, administrative Zwecke (z.B. im Rahmen der Buchhaltung)
Zur Aufrechterhaltung unserer IT-Sicherheit (insbesondere zur Überwachung der Leistungsfähigkeit unserer Website)
Zur Einhaltung rechtlicher Anforderungen
In Ausnahmefällen für die Durchsetzung von Rechtsansprüchen (auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder zu unserer Verteidigung)

5. Datenbearbeitungen im Zusammenhang mit LinkedIn

Wenn Sie auf LinkedIn unserer Gruppe «Swiss Association for AI Law» beitreten oder Inhalte kommentieren oder Posts weiterverbreiten, wird dies auf unserer Website ersichtlich sein. Die Social-Media-Plattform LinkedIn erhebt bei Ihrem Besuch in unserer Gruppe im Übrigen auch selbst Daten. Weitere Informationen zur Datenbearbeitung durch einen Social-Media-Anbieter selbst finden Sie in der Datenschutzerklärungen dieses Anbieters.

Auf unserer Website finden Sie die Möglichkeit zur Nutzung eines Social-Media-Plugins von LinkedIn. Auf diesem Weg erhalten Sie via unsere Website direkten Zugang zu unserer LinkedIn-Gruppe. Dieses Plugin ist standardmässig deaktiviert, wird jedoch dann aktiviert, wenn Sie auf das LinkedIn-Icon auf der Website klicken.

6. Cookies

Für unsere Website nehmen wir Dienstleistungen von Dritten in Anspruch, um die Nutzerfreundlichkeit der Website und Online-Werbekampagnen messen und verbessern zu können. Dazu können wir Drittkomponenten auf unserer Website einbinden, die ihrerseits Cookies einsetzen können. Die eingesetzten Techniken sind so ausgestaltet, dass Sie bei jedem Seitenaufruf als individueller Besucher erkannt werden, etwa indem unser Server (oder die Server der Dritten) Ihnen bzw. Ihrem Browser eine bestimmte Erkennungsnummer zuweist (sog. «Cookie»). Cookies sind Dateien, die Ihr Browser automatisch auf Ihrem Endgerät speichert, wenn Sie unsere Website besuchen.

Wir benutzen WordPress, welche Cookies setzen, um Einstellungen in Bezug auf das Formular oder ähnliches zu speichern. Es wird sodann ein Cookie von Google geladen, da wir im Formular ReCaptcha verwenden, um Spam zu verhindern.

7. Datenbekanntgabe an Drittparteien

Wir geben Ihre Personendaten Dienstleistern bekannt (z.B. nutzen wir Mailchimp für den Newsletterversand). Soweit diese Dienstleister Personendaten als Auftragsbearbeiter bearbeiten, sind sie verpflichtet, Personendaten ausschliesslich nach unseren Weisungen zu bearbeiten und Massnahmen zur Datensicherheit zu treffen.

Wir können Ihre Personendaten auch an die Mitglieder des Vereins oder Teilnehmer des Forums KI-Recht weitergeben, wenn Sie dazu eingewilligt haben.

Sodann können wir Ihre Personendaten an Dritte übermitteln, wenn wir dazu aus gesetzlichen, behördlichen oder kommerziellen Gründen verpflichtet sind (z.B. zur Erfüllung von Aufbewahrungspflichten), wenn dies im Zusammenhang mit der Übernahme oder Auflösung des Vereins oder anderen ähnlichen Ereignissen sowie im unwahrscheinlichen Fall einer Insolvenz oder eines ähnlichen Ereignisses erforderlich ist, und wenn dies im Zusammenhang mit Gerichtsverfahren oder zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen notwendig ist.

8. Personendaten im Ausland

Empfänger von Personendaten sind nicht nur in der Schweiz. Das betrifft besonders bestimmte Dienstleister (z.B. Mailchimp). Diese können sich auch ausserhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) und der Schweiz befinden, insbesondere in den USA. Nicht alle Staaten ausserhalb der Schweiz und des EWR weisen das gleiche Datenschutzniveau wie in der Schweiz auf. Deshalb gleichen wir den niedrigeren Schutz durch entsprechende Verträge aus, besonders die von der Europäischen Kommission ausgestellten und dem schweizerischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) anerkannten sog. Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses, SCCs).

9. Dauer der Datenbearbeitungen

Wir speichern und bearbeiten Ihre Personendaten, solange es für den Zweck der Bearbeitung erforderlich ist (bei Daten im Zusammenhang mit Verträgen ist dies normalerweise für die Dauer der Vertragsbeziehung) und solange Daten einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen (für bestimmte Daten gilt z.B. eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist, die wir zwingend einhalten müssen).

10. Betroffenenrechte

Sie haben im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts bestimmte Rechte. Es handelt sich um folgende Rechte:

Sie haben ein Auskunftsrecht. Das heisst, Sie können Auskunft darüber verlangen, wie wir Ihre Personendaten bearbeiten.
Sie haben ein Übertragungsrecht. Das heisst, Sie haben das Recht, die Personendaten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen Dritten übertragen zu lassen, sofern und soweit die entsprechende Datenbearbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht oder zur Vertragserfüllung erforderlich ist.
Sie haben ein Recht auf Löschung und Widerspruch. Das heisst, Sie können gegen unsere Datenbearbeitung Widerspruch einlegen, sodass wir Ihre Daten nicht mehr bearbeiten können. Sie können sodann verlangen, dass wir Ihre Personendaten löschen. Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass wir Ihre Daten weiterhin bearbeiten und aufbewahren, wenn wir dazu verpflichtet sind.
Sie haben ein Recht auf Berichtigung. Das heisst, Sie können falsche oder unvollständige Personendaten berichtigen bzw. vervollständigen oder sodann durch einen sog. Bestreitungsvermerk versehen lassen.
Sie haben ein Recht auf Widerruf. Sie können jederzeit Ihre Einwilligung widerrufen, sofern Sie vorgängig in die Bearbeitung Ihrer Personendaten eingewilligt haben. Der Widerruf gilt ab diesem Moment, das heisst nur für die Zukunft und nicht für die Vergangenheit. Es kann sein, dass wir Ihre Daten für den Fall Ihres Widerrufs aber weiterhin gestützt auf eine andere Grundlage bearbeiten.

Wenn Sie Ihre Betroffenenrechte geltend machen, müssen wir Ihre Identität prüfen (dies geschieht bspw. durch Vorweisen einer Ausweiskopie). Die aufgeführten Betroffenenrechte unterliegen sodann gesetzlichen Voraussetzungen und Beschränkungen. Beispielsweise müssen wir Ihre Personendaten nach wie vor weiterbearbeiten, um einen Auftrag mit Ihnen zu erfüllen, um eigene schutzwürdige Interessen zu wahren oder um gesetzlichen Verpflichtungen gerecht zu werden. Soweit es rechtlich zulässig ist (z.B. zum Schutz der Privatsphäre von Drittpersonen sowie zur Wahrung eigener, schutzwürdiger Interessen wie das Vorliegen von Geschäftsgeheimnissen), können wir die Gewährung Ihre Rechte einschränken oder verweigern.